7 steg till en kommunikationsplan

Alla som leder ett projekt, en process, en verksamhet eller en viss fråga kan ha behov av en kommunikationsplan. Den hjälper dig att hålla koll på vad du vill och ska säga till vem. 

Bäst är att ha någon att diskutera dina svar på de kommande frågorna med för att  du ska tvingas att tänka till en gång extra. Någon som säger varför och hur menar du är alltid bra.

7 steg

  1. Vad är problemet du vill eller ska lösa?
    Handlar det om att berätta något nytt, att se till att något införlivas i organisationen, att få människor engagerade i en viss fråga eller ett ämne?
    Gör en kort nulägesanalys och beskrivning av bakgrunden.
  2. Vad har du för syfte och mål?
    Tänk igenom varför du behöver kommunicera och vad du vill uppnå med det du kommunicerar. Är det bättre förståelse av något, en beteendeförändring? Ett bra mål är mätbart och beskriver tydligt vad du vill uppnå. Inte bara ökad kännedom om X utan till exempel 80 % ska svara att de känner till X vid medarbetarenkäten eller inom tre månader ska X nämnts 10 gånger i kommentarerna på intranätet. Varje projekt har givetvis sina egna förutsättningar och det är bättre att ha ett mål med projektet än inget alls men allra bäst blir det om de är konkreta 🙂
  3. Vem är målgruppen? 
    Fundera kring målgrupper, vilka är deras behov och vad har de för kunskaper, önskemål och intressen. Vad vill du att de ska känna, tänka, veta eller göra? Din målgrupp kanske kan vara alla men den blir ospetsig. Dela gärna upp den i fler, ibland passar det med ålder, ibland geografi och ibland förkunskap så som: de som redan vet lite, de som kan allt men inte agerar efter det.
  4. Vilka är dina viktigaste budskap?
    Välj runt tre saker som budbärare för det du vill säga, är de budskapen du tagit fram relevanta för målgruppen du tänkt ut? Du måste ha målgruppen i centrum när du formar budskapen för det är den som ska tycka att det är användbart, intressant och lätt att förstå. Om kommunikationen känns relevant för en person tar han eller hon den till sig, om den är skapad för att passa alla kan den kännas svårare att omfamna.
  5. Bestäm vilka kanaler du ska använda
    Var brukar din målgrupp söka information, på intranätet, i personliga möten, på utbildningar eller i tidning av något slag? En blandning av kanaler är ofta bäst för att nå så många som möjligt. Aktiviteter som du planerar som workshop eller föreläsning kan vara en kanal och en del av din kommunikationsplan. Här kan det också passa att fundera kring vem som bäst sprider buskapet, det kanske inte är du som ska håla utbildningen utan någon målgruppen har större förtroende för och avsändaren på nyhetsbrevet kanske ska vara hösta chefen…
  6. När ska det kommuniceras?
    Tänk igenom när dina kommunikationsinsatser kan ha störst effekt för dina målgrupper. Om de jobbar med löneutbetalning kanske månadsskiftet är en dålig tidpunkt men den kan passa utmärkt för en annan målgrupp. Ta reda på när din målgrupp använder kanalerna du tänkt använda.
  7. Kan du mäta om du lyckats?
    Något som vi ofta missar är att mäta resultat. Ofta är vi vidare på nästa projekt och missar att ta tid att gå igenom det föregående och ta med oss kunskaperna vidare. Planera redan från start in hur och vad du vill mäta. Du vet vad du vill uppnå så nu är det bara att klura ut ett sätt att se om det skett. Använder man t.ex. blanketten för resebokning i högre utsträckning än tidigare eller har andelen medarbetare som säger sig veta om aktuella projekt ökat till en viss nivå?
Annonser

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s