Category Archives: kunskap

Funderingar och faktainsamling kring möten och mötesmetoder

Jag kommer efter nyår att befinna mig i ett nytt sammanhang organisatoriskt på jobbet. Samma chef men det tillkommer fler funktioner till vår grupp kommunikation /marknad.

Våra titlar och ansvarsområden:

  • Kommunikationschef (chef för alla i gruppen fokus PR och extern kommunikation)
  • Marknadskoordinator (produktion och planering av marknadsföring, trycksaker mm)
  • Infomaster (kommunikation i digitala kanaler, informationsproduktion)
  • Chef uthyrning (chef för 7 personal/uthyrare som ansvarar för allt från publicering av lediga lägenheter via visning till kontraktstecknande)
  • Chef Kundtjänst (chef för 7 personal som ansvarar för växel, reception huvudkontoret, öppen bobutik för information)

Eftersom vi behöver lära känna varandra och få pejl på varandras områden, något som kan leda till effektivisering av vårt arbete, så finns förslag om att ha stående mötestid bokad. När vi pratade om detta jag och min chef började jag direkt tänka på om det finns någon metod för att hålla dessa möten så att de blir givande för alla 5.

Efter en fråga på twitter så svarade Johan Lange med både tweets och bloggpost

Johan Lange tweet

Önskemål gällande möten

Att det ska vara detaljer när de är relevanta men handla om att ge varandra sammanhang och förståelse, inspirera varandra och möjliggöra bättre leveranser av våra delansvar eftersom vi arbetar tillsammans.

Före mötet

Något som jag fått tips om att läsa mer om är OARR – Objective, Agenda, Rules and Roles (Mål, Agenda, Regler och Roller).

Varje möte behöver ett mål, en agenda, en uppsättning roller och mötesregler. Det kan vara:

  • Mål – att ha en översiktlig årsplanering på plats
  • Agenda – godkänna OARR, laget runt med viktiga datum, summera
  • Roller – deltagarnas uppgifter som t.ex. mötesledare, dokumenterare
  • Regler – inga mobiltelefoner, låt alla tala till punkt, sluta på utsatt tid

Vi behöver ha klart för oss vad mötet syftar till, är det något som ska beslutas, läras in eller ut eller planeras. Först när vi vet var vi ska kan vi fokusera på att nå dit. Materialet för att förbereda oss ska vara visuellt och grafiskt så att det snabbt kopplar samman oss kring kärnkoncepten.

Under mötet

Möten ska ses som värdefulla och lite magiska, det är en grupp människor med variation i intresse, kunskaper och erfarenheter som samlas och delar sin värdefulla uppmärksamhet på något. Att tänka tillsammans och arbeta kollaborativt är mötets underliggande mål. Synliggör mötet genom att skriva på whiteboard, post-its eller liknande. Genom visualisering av helheten kan vi fokusera mer på analys, beslut och kreativitet.

Efter mötet

Mötet är inte helt slut förran alla har en bild av vad som uppnåtts. Om ni har skrivit på en tavla eller liknande, ta ett foto och mejla alla deltagare.

Fler bloggposter kommer

Annonser

Frukostseminarium om sociala intranät

I förra veckan höll jag ett föredrag om intranätet på mitt jobb och resan dit på ett frukostseminarium anordnat av NetRelationsSt Gertrud i Malmö. 

Det tog tid att arbeta fram innehållet i det där 40 minuter långa föredraget vill jag lova. Som tur var kom jag på hur jag kunde visa det jag tänkt utifrån engagemangspyramiden i Brit Stakstons bok Gilla! (jag har bloggat om den här).

Förutom engagemangspyramiden så pratar jag också om sociala funktioner vi har på vårt intranät och vilka jag önskar mig, varför vi har dem eller varför jag vill ha dem.

Se video från föreläsningen här.

”You rock”: Arbetsglädje har två ingredienser

The conference arrangerat av Media Evolution hade jag förmånen att få lyssna till Alexander Kjerulf AKA The Chief Happiness Officer som talade om kreativitet utifrån att den kräver arbetsglädje.

Arbetsglädje har två ingredienser: resultat och relationer.

Resultat

Det är viktigt att vi ser att vi gör skillnad och märker av resultaten av våra ansträngningar. Berätta för dina kollegor vaed du tycker de gör bra, fira bra resultat med varandra. Men fira också era misstag, utan misstag sker inga framsteg. Alexander Kjerulf berättade om att man på Ben & Jerrys huvudkontor i Vermont har en ”flavour graveyard” med minnesstenar för alla de smaker som aldrig blev en försäljningssuccé.

Övning

  • Gör high 5 med tre personer.
  • Gör high 5 med 3 nya personer och lägg till ”you rock” eller ”du är bra”.

Relationer

För att känna arbetsglädje är det viktigt att du gillar människorna du arbetar med. Ta reda på mer om dem, hälsa och lär känna varandra. En öppen attityd skapar en trevligare miljö som i sin tur är mer kreativ än en miljö där ingen gillar sina kollegor.

Övning

  • Säg hej / god morgon till en person.
  • Säg hej / godmorgon till en ny person och ta i hand, på axeln eller liknande.
  • Säg hej / godmorgon till en ny person och lägg till något extra ”fin väska idag”, ”härlig morgon, cyklade du hit?”

Om man är ensam

Själv skapade Alexander arbetsglädje som ensamföretagare genom sin titel så klart men också genom att arbeta där det finns människor som är glada eller i miljöer han tyckte om, som caféer. Han har också döpts sitt företag till något som man knappt kan svara med på telefon utan att dra på mungiporna: Woohoo. testa själv att säga: Välkommen till woohoo det är ditt namn.

Se föredraget här

Gemensamt konsumerande: En av tio idéer som revolutionerar världen

the Conference anordnat av Media Evolution i veckan så fanns det sessioner på dag ett som handlade om kollaborativt konsumerande och på dag två om kollaborativt skapande/innovationer.

TIME har med collaborative consumption på en lista över 10 saker som kommer att revolutionera världen. Att uppmärksamma saker vi gör och kan göra tillsammans är bra tycker jag. Att känna att tillgång överträffar ägande är rätt skönt. Jag behöver ingen bil om jag vet att jag kan hyra en när jag behöver den.

Ett sidospår kring en kampanj

På mitt jobb har vi precis dragit igång kampanjen ”Säg hej till din granne”, den handlar om att skapa social trygghet i våra områden. Att få en blick, en nick, ett leende och ett hej är viktigt. Det leder till synliggörande och kan leda till vänskap. Att bo tillsammans med andra som man gör i en hyresrätt passar bra in på trenden att ta hand om och göra saker tillsammans. Kan man säga hej kanske man också kan dela morgontidningen med grannen, hjälpa varandra med posthämtning eller skollämning av barn.

Allt kan ske online

Att konsumera kollaborativt innebär inte alls att man alltid måste träffa människor eller hjälpa just grannen med matshopping. Tjänster som tradera, airbnb, hinner inte hinner du, whipcar är exempel på nättjänster som bygger på kollaborativt komsumerande. Vi handlar med begagnade varor av varandra, vi hyr ut outnyttjade delar av våra hem etc.

Lauren Andersons session på film

Värderingsverkstäder på jobbet – för att kultur äter struktur

Ett av alla sätt man på företaget där jag jobbar arbetar med värderingar är att anordna värderingsverkstad. Detta görs på något vis varje år. Alla medarbetare träffas och diskuterar dilemman, frågeställningar och lyssnar på varandra.

En tidigare VD sa att ”I en verkstad kan man laga, bearbeta och kanske tillverka något.” Och det är värderingar som är det som bearbetas under en värderingsdag. Man får tillfälle att reflektera och fundera över sina egna svar på frågor som ställs, höra hur andra kollegor tänker och möjlighet att lära sig mer och revidera sin syn på olika saker.

Rent praktiskt

Värderingsverkstaden anordnas av en grupp medarbetare som funderat ut tema, med input från verkställande ledning och ledningsgrupp, och hur man bäst kan arbeta med det som är på tapeten.

Tidigare år har det spelats teater där medarbetarna kunnat påverka utgången av olika situationer genom att komma med förslag på lösningar. Det har varit dilemman med olika givna lösningar, öppna diskussionsfrågor och snabba påståenden att ta ställning till – ja eller nej.

Runt 50 medarbetare utses till diskussionsledare. Det vill säga att de har ansvar för någon av grupperna och att det som diskuteras där redovisas vidare in till arbetsgruppen efter avslutad verkstad. Detta året var det alla med chefsbefattning och några till.

På plats så blir man slumpvis indelade i grupper och sätter sig tillsammans för att lyssna på varandra och reflektera tillsammans.

INGA ENKLA LÖSNINGAR

Ofta finns det ett tema för timmarna vi ses, bemötandet av kunderna, medarbetarskap och så vidare. Sådant där vi kan agera olika men bör reflektera över hur och varför vi agerar som vi gör. Det är inte säkert att det finns rätt och fel men beteende som ofta är mer önskvärt än annat för att effekterna av det är godare.

Kulturbärare

När vi träffas blir det ett tillfälle att träffa alla kollegor som betyder mycket för sammanhållningen och företagets kultur. Det finns en möjlighet att nå ut med sådant som är viktigt för alla och mötena innehåller ofta mycket skratt men har en allvarlig underton.

Kultur äter struktur sa en kollega efter att ha varit på HR-dagarna i år och jag är böjd att hålla med henne. Minst lika mycket tid som läggs på regler och policies måste läggas på att utveckla kulturen man vill ha på sin arbetsplats. Det är allas ansvar men ledningens uppdrag.

 

 

Spara backup av dina instagrambilder #instagram

Instaport låter dig spara alla bilder som en .zip. De skriver att möjligheten att föra över till Flickr, Facebook eller starta ett RSS-flöde kommer snart.

Instadrop sparar alla dina instagrambilder direkt till din dropbox.

Copygram låter dig också spara alla dina instagramfoton som en .zip fil.

 

 

 

Kul grejer att göra med dina instagrambilder #instagram #photos

Klistermärkesböcker

20120730-204227.jpghttp://moo.com har jag beställt de sötaste små klistermärkesböckerna. Två stycken med 90 klistermärken i varje för runt 120 kr inkl frakt.

Dessa finns också hos http://instagoodies.com/ dyrare men tror det är samma kvalitet. Även http://printstagr.am/ har dem.

Små fotoböcker

Söta små fotoböcker med hård pärm eller ringpärm kan beställas hos http://printstagr.am/ Jag tänkte testa att göra av sommarens foton som minnen till barnen.

Lite större fotoböcker

Hos bland annat http://www.keepsy.com/ som har direktintegration med instagram. Hos många företag kan du skriva kvadratiska fotoböcker som passar instagramformatet men du måste ladda upp bilderna själv.

Kvadratiska foton

Skriv ut små eller lite större kvadratiska foton hos http://printstagr.am/

Magneter

Magneter kan beställas hos t.ex. http://stickygram.com/ Kostar runt 100 kronor för 9 stycken. Fri frakt. Jag har en beställning inne, återkommer med recension. Använd denna koden för att få 2 dollars rabatt när du beställer: FRIEND4AV1 ()

Skriv ut en egen poster

Printsgram får du hjälp att skapa en .pdf i olika storlekar av de foton du väljer. Pdf:en kan du skriva ut själv eller skicka till tryckeri eller annan firma för att få printad på fint papper.

Kakelplattor

Hos imagesnap kan du förvandla dina foton till keramiska plattor i mosaikstorlek eller större.

Uppdatering: Canvastavlor

På bland annat instacanvas kan du beställa canvastavlor av dina instagrambilder för runt 40 dollar styck. En som beställt och var nöjd är @infomastern på twitter, så här såg en av hennes canvas ut.

Tipsa gärna om tjänster du använt!

Krisorganisation med samma ansvar som i vardagen

Jag har i ett tidigare inlägg skrivit om hur vi arbetade när vi tog fram vår krisplan (krishanteringplan).

Organisationen för säkerhet hanteras kort i den planen. Vi har valt att arbeta så att den som har ett visst ansvarsområde också har ansvaret för att se över de risker och säkerhetsarbete som kan göras inom ramen för det området.

samma ansvar som i vardagen

Eftersom  var och en ofta är ansvarig för sin del av verksamhetsplaneringen och budget samt prognos för densamma känns det naturligt att riskhantering och prioritering av åtgärder ska hanteras av samma person.

Till exempel så har energistrategerna ansvar för risker med varmvatten till fastigheterna, miljöchefen ansvarar för att se över möjliga risker gällande allt som rör miljö: inomhusluft, byggen på förorenad mark, legionella och så vidare. Detta gör att alla tar ett ansvar i vardagen inom de områden där de är experter.

återkommande träffar ger fokus

Som de flesta vet kan det vara svårt att i vardagen fundera kring saker som skulle kunna hända och ta höjd för att göra de där prioriteringarna och inventeringarna som man vet att man borde.

För att underlätta detta arbete och hålla krisledningen informerad om riskområden så ses vi i en stor grupp med alla riskområdesansvariga en gång per år. Inför denna träff avsätter krisledningsgruppen knappt en dag för att träffa alla riskområdesansvariga en och en.

Mall för identifierade risker och åtgärder

Till den stora träffen som är en halv förmiddag har man förberett sig genom att se över de risker man identifierat och klassificerat samt läst igenom alla andras material. I år blir första gången, av hittills tre träffar, som vi försöker få alla att använda samma mall och tankesätt kring riskerna de ser inom sitt ansvar. Det ska bli spännande att se hur det faller ut och om vi kan hjälpa varandra att se nya saker samt göra prioriteringar på mer övergripande nivå gällande vissa risker.

Organisationsutveckling med Disruptive Leap, smc 120525, @annika @mattiasostmar

I Disruptive Leap har Annika Lidne och Mattias Östmar  tittat och hittat fem utvecklingssteg för individer såväl som organisationer/företag

  • Opportunistisk, jobbar adhoc, utan mål och plan, mäter inget.
  • Standardiserad, har rutiner, scheman, processer.
  • Optimerad, mäter, har strategier, skruvar i processer, pratar om lean.
  • Nätverk, socialt och tekniskt – jobbar tillsammans.
  • Proaktivt närvarande – hänger ihop med det mesta.
I varje nivå kan man titta närmre på 4 delar för att se var man finns eller vad man bör jobba med:
  • Relationer & kompetens
  • Produkt & processer
  • Vision & ledarskap
  • Varumärke & kultur

Se föredraget från social media club i stockholm med Annika Lidne och Mattias Östmar http://disruptivemedia.se/framtidssakra-din-organisation-med-disruptive-leap-modellen

Valued, cared for and respected – det en kund ska känna sig på Hilton

På Hilton i Malmö finns en hotellchef som lyser av engagemang och passion för sitt jobb, Lise-Lott Haskel. Hon tar hand om oss under andra passet på vår resa runt i det som kallas kundservice.

I arbetet på Hilton har man många guidlines, manualer och skrifter som styr det man ska göra och leverera. Alltifrån Brand Pillars till hela Brand Manualen som går ner på detaljer om hur sängarna ska vara bäddade till hur länge man ska behöva vänta innan incheckning med mera. Lise-Lott menar att det på ett positivt sätt ger tydliga ramar till hur man ska göra och vara. Något som hon upplever ger möjlighet till att utföra uppdraget på ett bättre sätt än annars.

Kundlöfte och brand pillars

Rubriken att en kund på Hilton ska känna sig valued, cared for and respected (värdefull, omhändertagen och respekterad) är deras kundlöfte.

Hiltons Brand Pillars är det som sätter standarden för deras produktkvalitet och leverans av service. De är fem till antalet:

  • A room for me
  • Nourish me
  • Meet my needs
  • Respect and value me
  • Show me you care

Ta reda på information om kunderna

  • Vem är våra gäster?
  • Var kommer de ifrån?
  • Vad vill de?

Detta tar de reda på genom alltifrån bra koll på Hilton Honorsklubben till kundundersökningar, comment cards på rummet (de man kan fylla i efter sin vistelse) och courtesy calls (att de ringer upp till gäster en viss tid efter ankomst för att kontrollera att allt är till belåtenhet). De försöker att ställa öppna frågor och är helt inställda på att se synpunkter från kunden som en andra chans.

Varje morgon har de möte där de bland annat går igenom kunskap om kunderna som kommer under dagen, de som var på plats igår och så vidare.

Synpunkter från kunden ger

  • En andra chans
  • Kunskap om vad kunden vill ha
  • Kunskap om vad vi är bra/dåliga på
  • En chans att förbättra
  • Att vi får se verkligheten
  • Möjlighet att visa professionalitet
  • En chans att förhindra att de lämnar oss missnöjda

Visst blir man sugen på att arbeta strukturerat med att ta in kundernas synpunkter 🙂

Modell för att tala med missnöjd kund

För att ta hand om kundsynpunkter direkt från en kund så lär de ut en modell de kallar HEART.

  • Hear out (lyssna på kunden tills hen talat till punkt)
  • Empathise (visa empati med kunden)
  • Apologise (be om ursäkt för det som upplevts)
  • Resolve with a wow! (lös situationen med något som upplevs som ett wow)
  • Thank the guest for it´s time (tacka gästen för att hen tagit sig tid att berätta)