Category Archives: Tankar

Funderingar och faktainsamling kring möten och mötesmetoder

Jag kommer efter nyår att befinna mig i ett nytt sammanhang organisatoriskt på jobbet. Samma chef men det tillkommer fler funktioner till vår grupp kommunikation /marknad.

Våra titlar och ansvarsområden:

  • Kommunikationschef (chef för alla i gruppen fokus PR och extern kommunikation)
  • Marknadskoordinator (produktion och planering av marknadsföring, trycksaker mm)
  • Infomaster (kommunikation i digitala kanaler, informationsproduktion)
  • Chef uthyrning (chef för 7 personal/uthyrare som ansvarar för allt från publicering av lediga lägenheter via visning till kontraktstecknande)
  • Chef Kundtjänst (chef för 7 personal som ansvarar för växel, reception huvudkontoret, öppen bobutik för information)

Eftersom vi behöver lära känna varandra och få pejl på varandras områden, något som kan leda till effektivisering av vårt arbete, så finns förslag om att ha stående mötestid bokad. När vi pratade om detta jag och min chef började jag direkt tänka på om det finns någon metod för att hålla dessa möten så att de blir givande för alla 5.

Efter en fråga på twitter så svarade Johan Lange med både tweets och bloggpost

Johan Lange tweet

Önskemål gällande möten

Att det ska vara detaljer när de är relevanta men handla om att ge varandra sammanhang och förståelse, inspirera varandra och möjliggöra bättre leveranser av våra delansvar eftersom vi arbetar tillsammans.

Före mötet

Något som jag fått tips om att läsa mer om är OARR – Objective, Agenda, Rules and Roles (Mål, Agenda, Regler och Roller).

Varje möte behöver ett mål, en agenda, en uppsättning roller och mötesregler. Det kan vara:

  • Mål – att ha en översiktlig årsplanering på plats
  • Agenda – godkänna OARR, laget runt med viktiga datum, summera
  • Roller – deltagarnas uppgifter som t.ex. mötesledare, dokumenterare
  • Regler – inga mobiltelefoner, låt alla tala till punkt, sluta på utsatt tid

Vi behöver ha klart för oss vad mötet syftar till, är det något som ska beslutas, läras in eller ut eller planeras. Först när vi vet var vi ska kan vi fokusera på att nå dit. Materialet för att förbereda oss ska vara visuellt och grafiskt så att det snabbt kopplar samman oss kring kärnkoncepten.

Under mötet

Möten ska ses som värdefulla och lite magiska, det är en grupp människor med variation i intresse, kunskaper och erfarenheter som samlas och delar sin värdefulla uppmärksamhet på något. Att tänka tillsammans och arbeta kollaborativt är mötets underliggande mål. Synliggör mötet genom att skriva på whiteboard, post-its eller liknande. Genom visualisering av helheten kan vi fokusera mer på analys, beslut och kreativitet.

Efter mötet

Mötet är inte helt slut förran alla har en bild av vad som uppnåtts. Om ni har skrivit på en tavla eller liknande, ta ett foto och mejla alla deltagare.

Fler bloggposter kommer

Annonser

Frukostseminarium om sociala intranät

I förra veckan höll jag ett föredrag om intranätet på mitt jobb och resan dit på ett frukostseminarium anordnat av NetRelationsSt Gertrud i Malmö. 

Det tog tid att arbeta fram innehållet i det där 40 minuter långa föredraget vill jag lova. Som tur var kom jag på hur jag kunde visa det jag tänkt utifrån engagemangspyramiden i Brit Stakstons bok Gilla! (jag har bloggat om den här).

Förutom engagemangspyramiden så pratar jag också om sociala funktioner vi har på vårt intranät och vilka jag önskar mig, varför vi har dem eller varför jag vill ha dem.

Se video från föreläsningen här.

Gemensamt konsumerande: En av tio idéer som revolutionerar världen

the Conference anordnat av Media Evolution i veckan så fanns det sessioner på dag ett som handlade om kollaborativt konsumerande och på dag två om kollaborativt skapande/innovationer.

TIME har med collaborative consumption på en lista över 10 saker som kommer att revolutionera världen. Att uppmärksamma saker vi gör och kan göra tillsammans är bra tycker jag. Att känna att tillgång överträffar ägande är rätt skönt. Jag behöver ingen bil om jag vet att jag kan hyra en när jag behöver den.

Ett sidospår kring en kampanj

På mitt jobb har vi precis dragit igång kampanjen ”Säg hej till din granne”, den handlar om att skapa social trygghet i våra områden. Att få en blick, en nick, ett leende och ett hej är viktigt. Det leder till synliggörande och kan leda till vänskap. Att bo tillsammans med andra som man gör i en hyresrätt passar bra in på trenden att ta hand om och göra saker tillsammans. Kan man säga hej kanske man också kan dela morgontidningen med grannen, hjälpa varandra med posthämtning eller skollämning av barn.

Allt kan ske online

Att konsumera kollaborativt innebär inte alls att man alltid måste träffa människor eller hjälpa just grannen med matshopping. Tjänster som tradera, airbnb, hinner inte hinner du, whipcar är exempel på nättjänster som bygger på kollaborativt komsumerande. Vi handlar med begagnade varor av varandra, vi hyr ut outnyttjade delar av våra hem etc.

Lauren Andersons session på film

Värderingsverkstäder på jobbet – för att kultur äter struktur

Ett av alla sätt man på företaget där jag jobbar arbetar med värderingar är att anordna värderingsverkstad. Detta görs på något vis varje år. Alla medarbetare träffas och diskuterar dilemman, frågeställningar och lyssnar på varandra.

En tidigare VD sa att ”I en verkstad kan man laga, bearbeta och kanske tillverka något.” Och det är värderingar som är det som bearbetas under en värderingsdag. Man får tillfälle att reflektera och fundera över sina egna svar på frågor som ställs, höra hur andra kollegor tänker och möjlighet att lära sig mer och revidera sin syn på olika saker.

Rent praktiskt

Värderingsverkstaden anordnas av en grupp medarbetare som funderat ut tema, med input från verkställande ledning och ledningsgrupp, och hur man bäst kan arbeta med det som är på tapeten.

Tidigare år har det spelats teater där medarbetarna kunnat påverka utgången av olika situationer genom att komma med förslag på lösningar. Det har varit dilemman med olika givna lösningar, öppna diskussionsfrågor och snabba påståenden att ta ställning till – ja eller nej.

Runt 50 medarbetare utses till diskussionsledare. Det vill säga att de har ansvar för någon av grupperna och att det som diskuteras där redovisas vidare in till arbetsgruppen efter avslutad verkstad. Detta året var det alla med chefsbefattning och några till.

På plats så blir man slumpvis indelade i grupper och sätter sig tillsammans för att lyssna på varandra och reflektera tillsammans.

INGA ENKLA LÖSNINGAR

Ofta finns det ett tema för timmarna vi ses, bemötandet av kunderna, medarbetarskap och så vidare. Sådant där vi kan agera olika men bör reflektera över hur och varför vi agerar som vi gör. Det är inte säkert att det finns rätt och fel men beteende som ofta är mer önskvärt än annat för att effekterna av det är godare.

Kulturbärare

När vi träffas blir det ett tillfälle att träffa alla kollegor som betyder mycket för sammanhållningen och företagets kultur. Det finns en möjlighet att nå ut med sådant som är viktigt för alla och mötena innehåller ofta mycket skratt men har en allvarlig underton.

Kultur äter struktur sa en kollega efter att ha varit på HR-dagarna i år och jag är böjd att hålla med henne. Minst lika mycket tid som läggs på regler och policies måste läggas på att utveckla kulturen man vill ha på sin arbetsplats. Det är allas ansvar men ledningens uppdrag.

 

 

Krisorganisation med samma ansvar som i vardagen

Jag har i ett tidigare inlägg skrivit om hur vi arbetade när vi tog fram vår krisplan (krishanteringplan).

Organisationen för säkerhet hanteras kort i den planen. Vi har valt att arbeta så att den som har ett visst ansvarsområde också har ansvaret för att se över de risker och säkerhetsarbete som kan göras inom ramen för det området.

samma ansvar som i vardagen

Eftersom  var och en ofta är ansvarig för sin del av verksamhetsplaneringen och budget samt prognos för densamma känns det naturligt att riskhantering och prioritering av åtgärder ska hanteras av samma person.

Till exempel så har energistrategerna ansvar för risker med varmvatten till fastigheterna, miljöchefen ansvarar för att se över möjliga risker gällande allt som rör miljö: inomhusluft, byggen på förorenad mark, legionella och så vidare. Detta gör att alla tar ett ansvar i vardagen inom de områden där de är experter.

återkommande träffar ger fokus

Som de flesta vet kan det vara svårt att i vardagen fundera kring saker som skulle kunna hända och ta höjd för att göra de där prioriteringarna och inventeringarna som man vet att man borde.

För att underlätta detta arbete och hålla krisledningen informerad om riskområden så ses vi i en stor grupp med alla riskområdesansvariga en gång per år. Inför denna träff avsätter krisledningsgruppen knappt en dag för att träffa alla riskområdesansvariga en och en.

Mall för identifierade risker och åtgärder

Till den stora träffen som är en halv förmiddag har man förberett sig genom att se över de risker man identifierat och klassificerat samt läst igenom alla andras material. I år blir första gången, av hittills tre träffar, som vi försöker få alla att använda samma mall och tankesätt kring riskerna de ser inom sitt ansvar. Det ska bli spännande att se hur det faller ut och om vi kan hjälpa varandra att se nya saker samt göra prioriteringar på mer övergripande nivå gällande vissa risker.

Organisationsutveckling med Disruptive Leap, smc 120525, @annika @mattiasostmar

I Disruptive Leap har Annika Lidne och Mattias Östmar  tittat och hittat fem utvecklingssteg för individer såväl som organisationer/företag

  • Opportunistisk, jobbar adhoc, utan mål och plan, mäter inget.
  • Standardiserad, har rutiner, scheman, processer.
  • Optimerad, mäter, har strategier, skruvar i processer, pratar om lean.
  • Nätverk, socialt och tekniskt – jobbar tillsammans.
  • Proaktivt närvarande – hänger ihop med det mesta.
I varje nivå kan man titta närmre på 4 delar för att se var man finns eller vad man bör jobba med:
  • Relationer & kompetens
  • Produkt & processer
  • Vision & ledarskap
  • Varumärke & kultur

Se föredraget från social media club i stockholm med Annika Lidne och Mattias Östmar http://disruptivemedia.se/framtidssakra-din-organisation-med-disruptive-leap-modellen

Krisplan,krisledningsplan – så gjorde vi

När jag började på mitt nuvarande jobb hade man ett fokus på arbete med trygghet och säkerhet och ville få till en krisledningsplan men hade inte kommit till skott. Tur att de hyrde in mig för det där hade jag idéer och erfarenheter kring.

Välj en liten grupp med mandat

Jag samlade en grupp på fyra personer som representerade olika funktioner med rätt mandat och ansvar att ta fram planen, i vårt fall: Personalchef, Kommunikationschef, Ekonomi/IT-chef samt en Fastighetschef.

Res iväg och arbeta

Vi bokade in oss 24 timmar på annan ort, lunch till lunch. Att komma bort från det vardagliga hjälper för att koncentrera sig och att att sätta mål att ha en plan för verkställande ledning att ta ställning till  inom 24 timmar är en bra sporre att få jobbet gjort.

I vårt fall var det de fyra som var med som sen utsågs till krisledningsgrupp så att de fått 24 timmar att umgås var bara bra.

Upplägg 24 timmar

1. Vad är en kris: Vi började första passet med att tala kring kriser, vad som definierar en kris hos oss och andra och hur de kriser som drabbat företaget hanterats. Dessutom om vi kunde komma på några kriser som hanterats bra på andra företag. Det gav en lista och ett samförstånd i vad planen syftar till.

2. Vilka ansvar finns? När vi väl definierat en kris var det lättare att hypotetiskt diskutera vilka funktioner som blir involverade och hur de blir det i händelse av kris. Här försökte vi i möjligaste mån prata funktion snarare än person. Det vill säga ”Vilket ansvar har kommunikationschefen och inte vad ska Margaretha göra?”. Att prata igenom de roller som behövs och vilka ansvar de har är viktigt. detta ska skrivas ner och i den mån rollen följer en viss funktion så ska hen som innehar densamma få veta vad som förväntas.

3. Summera och strukturera. Det stora arbetet är diskussionerna som leder till att alla i gruppen samstämmigt ser det man kommit fram till och kan föra det vidare. Efter det är det bara att strukturera det man kommit fram till.

4. Sätt datum för nästa träff. Vi bestämde om revidering av planen två gånger per år. Hittills har vi inte på två år reviderat något men vi har setts och fått den repeterad, viktigt!

Innehållsförteckning vår krisledningsplan:

  1. Vad är en kris
  2. Krisledningsplanen
    2.1 Mål för vår krishantering
    2.2 Revidering av planen (sker 2 ggr per år)
    2.3 Aktivering (hur aktiveras krisledningen)
  3. Tecken på kris
  4. Vår krisorganisation
  5. Krisledningsgrupp, bemanning
    5.1 Krisledningsgrupp, uppgifter
  6. Operativ grupp, bemanning
    6.1 Operativ grupp, uppgifter
  7. Avslut

Möten ger nätverk

Att gå på möten, event och seminarier är ett sätt att hålla dig informerad men också att marknadsföra dig själv och ditt företag. Och att dela bra kunskap vidare till andra.

Värdeskapande tid

Genom att delta och synas på olika ställen så kan du skapa ett värdefullt nätverk för dig själv och din arbetsgivare. Att lägga två timmar i veckan på frukostseminarier kan vara välinvesterad arbetstid om du inte enbart går dit för att konsumera information (och frukostbullar).

Uttala syftet eller målet

Inför varje inbjudan som du ska svara på fundera kring vad det ger för värde för dig eller företaget att du tackar ja. På så vis kommer du att hitta vad syftet är för dig att gå dit och också lättare uppnå det. Genom att uttala ”för att lära mig mer om eller ”för att skaffa kontakter inom bransch x” så har du gjort halva jobbet liksom.

När du är på plats

Var på plats till fullo. Fundera mycket lite på vad som händer hemma eller på jobbet. Är du alldeles för splittrad blir det inte bra, tacka då hellre nej till eventet så att någon annan kan få plats. Håller någon föredrag så passa på att anteckna, twittra eller filma det för att kunna dela med andra. När det är tid för mingel, nyttja tiden. Passa på att gå fram till den som talade eller ska tala. Uppfyll ditt mål.

Efteråt

Skriv en recension eller summering i en bloggpost internt, på din egna blogg eller hur ni nu delar kunskap på ditt jobb eller i ditt nätverk. Att skriva ner vad du gjort och dela det med andra är ett bra sätt att både påminna sig om vad man lärde sig men också visa om det var värdeskapande samt skapa ringar på vattnet då fler kan ta del av kunskapen du fått.

Kontakta de personer som du träffat och vill ha mer kontakt med, kanske skicka en länk till bloggposten eller någon artikel som berör det ni pratade om gärna med en personlig recension eller mening kring varför den är intressant.

Läser artikel om quorn i Forskning & Framsteg

Som första och enda journalist har Per Snaprud för Forskning & Framsteg besökt fabriken där råvaran till Quorn tillverkas. 

Han berättar bland annat om råvaran till det som blev 17 000 ton svampproteindeg förra året (2011). Huvudingrediensen till de quornprodukter vi känner tillverkas enbart i fabriken i Billingham.

Historik och fakta

1964 påbörjade man jakten efter en organism som skulle kunna lösa problemet med den proteinbrist mänskligheten förutspåddes hamna i inom en snar framtid. Flera tusen jordprover undersöktes för att hitta den mögelsvamp, slemmögel, som idag utgör basen i quorn.

Kort reflektion

Det är spännande läsning och även om jag ha frågor efter att läst artikeln så har jag också fått en del ny kunskap. Det jag funderar kring just nu är hur man skulle kunna göra slutprodukten helt vegetabilisk, det vill säga utesluta äggvitan som används när man gör biffar, korvar och annat. Kanske kan man tänka sig no-egg eller bindningsmedel av annan typ…

Artikeln: http://fof.se/tidning/2012/2/du-skona-nya-quorn

Knytkonferens, unconference, okonferens

I helgen är det dags för Webcoast. Det är andra året denna okonferens om webben anordnas på Lindholmen Science Park i Göteborg.  

Jag var där förra året, mitt första besök på en unconference det vill säga en deltagardriven konferens och jag lyssnade bland annat på Futuristen Troed Sångberg, Sociala intranät med Anna-Carin Carnebro, Lean på ett nytt sätt i LUCK-konceptet med Johan Lange och en hel massa annat lärorikt och spännande.

Hur funkar det

En okonferens kan ha ett bestämt ämne, i Webcoasts fall är det kort och gott webben. Det betyder att alla som anmäler sig är sådana som älskar internet på ett eller annat vis, de kanske är utvecklare, kommunikatörer, entreprenörer, trendspanare, bloggare, gamers – ja det finns alla möjliga människor som älskar internet. Månaderna fram till konferensen kan man fundera på vad man vill dela med sig av för kunskap eller insikt eller om man har något man vill diskutera med andra. Och när man väl kommer på plats så skapar man tillsammans konferensschemat.

Lite vet man innan

Hålltider som när det startar och slutar på dagarna är bestämt innan. Liksom om sessioner kan vara hur långa som helst eller 20/40 minuter per pass. Dessutom brukar deltagarna diskutera i facebookgrupper eller andra forum så att alla som ska dit kan ha lite koll på vilka mer som ska dit och ställa frågor som ”Kan detta med digital destinationsmarknadsföring vara intressant för någon?” eller ”Är det fler som vill prata API:er?”.

Kanske passar det något du gillar

I år kommer det tillexempel att arrangeras okonferensen hr unconf om Human Resourses, Emeet för ehandlare och Sobra tankar där gemensamma nämnaren är valet att vara nykter. Kanske är detta sätt att skapa konferens intressant för det ämnesområde du arbetar inom eller gillar? En okonferens för webbutvecklare, arkitekter, studenter på viss skola/program, körsångare, pedagoger…

På en okonferens kommer fler än förbokade talare till tals. Människor samlas för att de drivas av något och det ger ofta en mycket bra energi och diskussioner. Första gången kan det vara lite pirrigt. Du reser på en konferens utan att veta mer än huvudämnet, eller du kanske är med och skapar den utan att veta om någon ska komma.

Du och alla andra kommer dit för att du har ett intresse och alldeles säkert mycket att bidra med i diskussioner och dialog även om du inte håller en egen session.

På min egen arbetsplats

Jag funderar på hur jag skulle kunna använda okonferens på arbetsplatsen som ett led i att öka det tvärfunktionella samtalet och kunskapsöverföringen. Tänk om alla på min arbetsplats samlades och vi hade ett tomt schema med 4 stycken 20-minuterssessioner i 3 olika rum. 12 stycken skulle kunna prata om något de brinner för, vill lära andra eller vill nå ut med och når de som valt att lyssna på dem.

Jag kan tänka mig ämnen och talare som:
”Lämna synpunkter på verksamhetssystemet” – Systemansvarig
”Tidplanen och ritningarna på nyproduktionen i Hyllie” – Byggprojektledaren 
 ”Vår resepolicy i praktiken” – Personalchefen
”Hämta sopor med häst” – Förvaltaren Örtagård
”Planera energieffektiv tvättstuga” – Någon från förebildprojektet tvättstugor
”Vår krisplan” – Huvudskyddsombud
”Självförvaltning 2.0” – Bosocial utvecklare

Vad tror du, skulle det kunna passa där du jobbar?