Tag Archives: kommunikation

Värderingsverkstäder på jobbet – för att kultur äter struktur

Ett av alla sätt man på företaget där jag jobbar arbetar med värderingar är att anordna värderingsverkstad. Detta görs på något vis varje år. Alla medarbetare träffas och diskuterar dilemman, frågeställningar och lyssnar på varandra.

En tidigare VD sa att ”I en verkstad kan man laga, bearbeta och kanske tillverka något.” Och det är värderingar som är det som bearbetas under en värderingsdag. Man får tillfälle att reflektera och fundera över sina egna svar på frågor som ställs, höra hur andra kollegor tänker och möjlighet att lära sig mer och revidera sin syn på olika saker.

Rent praktiskt

Värderingsverkstaden anordnas av en grupp medarbetare som funderat ut tema, med input från verkställande ledning och ledningsgrupp, och hur man bäst kan arbeta med det som är på tapeten.

Tidigare år har det spelats teater där medarbetarna kunnat påverka utgången av olika situationer genom att komma med förslag på lösningar. Det har varit dilemman med olika givna lösningar, öppna diskussionsfrågor och snabba påståenden att ta ställning till – ja eller nej.

Runt 50 medarbetare utses till diskussionsledare. Det vill säga att de har ansvar för någon av grupperna och att det som diskuteras där redovisas vidare in till arbetsgruppen efter avslutad verkstad. Detta året var det alla med chefsbefattning och några till.

På plats så blir man slumpvis indelade i grupper och sätter sig tillsammans för att lyssna på varandra och reflektera tillsammans.

INGA ENKLA LÖSNINGAR

Ofta finns det ett tema för timmarna vi ses, bemötandet av kunderna, medarbetarskap och så vidare. Sådant där vi kan agera olika men bör reflektera över hur och varför vi agerar som vi gör. Det är inte säkert att det finns rätt och fel men beteende som ofta är mer önskvärt än annat för att effekterna av det är godare.

Kulturbärare

När vi träffas blir det ett tillfälle att träffa alla kollegor som betyder mycket för sammanhållningen och företagets kultur. Det finns en möjlighet att nå ut med sådant som är viktigt för alla och mötena innehåller ofta mycket skratt men har en allvarlig underton.

Kultur äter struktur sa en kollega efter att ha varit på HR-dagarna i år och jag är böjd att hålla med henne. Minst lika mycket tid som läggs på regler och policies måste läggas på att utveckla kulturen man vill ha på sin arbetsplats. Det är allas ansvar men ledningens uppdrag.

 

 

Krisplan,krisledningsplan – så gjorde vi

När jag började på mitt nuvarande jobb hade man ett fokus på arbete med trygghet och säkerhet och ville få till en krisledningsplan men hade inte kommit till skott. Tur att de hyrde in mig för det där hade jag idéer och erfarenheter kring.

Välj en liten grupp med mandat

Jag samlade en grupp på fyra personer som representerade olika funktioner med rätt mandat och ansvar att ta fram planen, i vårt fall: Personalchef, Kommunikationschef, Ekonomi/IT-chef samt en Fastighetschef.

Res iväg och arbeta

Vi bokade in oss 24 timmar på annan ort, lunch till lunch. Att komma bort från det vardagliga hjälper för att koncentrera sig och att att sätta mål att ha en plan för verkställande ledning att ta ställning till  inom 24 timmar är en bra sporre att få jobbet gjort.

I vårt fall var det de fyra som var med som sen utsågs till krisledningsgrupp så att de fått 24 timmar att umgås var bara bra.

Upplägg 24 timmar

1. Vad är en kris: Vi började första passet med att tala kring kriser, vad som definierar en kris hos oss och andra och hur de kriser som drabbat företaget hanterats. Dessutom om vi kunde komma på några kriser som hanterats bra på andra företag. Det gav en lista och ett samförstånd i vad planen syftar till.

2. Vilka ansvar finns? När vi väl definierat en kris var det lättare att hypotetiskt diskutera vilka funktioner som blir involverade och hur de blir det i händelse av kris. Här försökte vi i möjligaste mån prata funktion snarare än person. Det vill säga ”Vilket ansvar har kommunikationschefen och inte vad ska Margaretha göra?”. Att prata igenom de roller som behövs och vilka ansvar de har är viktigt. detta ska skrivas ner och i den mån rollen följer en viss funktion så ska hen som innehar densamma få veta vad som förväntas.

3. Summera och strukturera. Det stora arbetet är diskussionerna som leder till att alla i gruppen samstämmigt ser det man kommit fram till och kan föra det vidare. Efter det är det bara att strukturera det man kommit fram till.

4. Sätt datum för nästa träff. Vi bestämde om revidering av planen två gånger per år. Hittills har vi inte på två år reviderat något men vi har setts och fått den repeterad, viktigt!

Innehållsförteckning vår krisledningsplan:

  1. Vad är en kris
  2. Krisledningsplanen
    2.1 Mål för vår krishantering
    2.2 Revidering av planen (sker 2 ggr per år)
    2.3 Aktivering (hur aktiveras krisledningen)
  3. Tecken på kris
  4. Vår krisorganisation
  5. Krisledningsgrupp, bemanning
    5.1 Krisledningsgrupp, uppgifter
  6. Operativ grupp, bemanning
    6.1 Operativ grupp, uppgifter
  7. Avslut

5 tips när du ska kommunicera ut något, via @stefanolss

Kommunikatören tidigare denna vecka talade Stefan Olsson från Grayling på ämnet kriskommunikation.

Han inledde sitt anförande med fem tips som passar lika bra för den som ska presentera en affärsidé som den som ska kommunicera i kris.

1. Ha fokus på ditt budskap, vad det är du vill säga och de till att du får fram det.

2. Koncentrera dig på max tre saker du vill få fram.

3. Tänk ut din önskerubrik innan. Genom att visualisera den kommer du att mentalt arbeta mot att just den rubriken kommer att bli sann.

4. Säg det enkelt, använd inga svåra ord eller fackspråk. Enkelt betyder inte barnspråk eller onyanserat men testa gärna det du ska säga på Ågren utan kunskap inom det du jobbar.

5. Ta kommandot, ligg steget före och känn att du äger situationen. Antingen genom att du bokar in mötet eller intervjun, se till att du håller dig till det du bestämt osv.

Storify del 1 #komm2012

[View the story ”Del I #komm2012” on Storify]

Twitter, en introduktion

Fler och fler verkar intresserade av twitter. Jag får frågor, kommentarer och har haft ett antal en-till-en sessioner och funderar på en lunchsession på 15 minuter på jobbet under våren.

Vad är det

TwitterfågelTwitter är en samling av så kallade mikrobloggar. Det vill säga registrerade personer eller företag som berättar och pratar om saker kortfattat. På twitter skickar man tweets och de får vara maximalt 140 tecken långa. En tweet kan berätta om något du tycker, tänker, innehålla en länk till en nyhet – kort sagt du bestämmer innenhållet. 

Följa

På twitter kan du välja att följa andra som är med. Genom att du följer dem kommer deras tweets att synas i den lista av tweets som är ditt flöde. Du kan söka efter personer och företag att följa på twitter.com men också hitta dem i tidningsartiklar, på bloggar eller hemsidor. Följ de du tycker bidrar till ditt flöde.  Den du följer får ingen fråga om de vill godkänna dig som följare så du kan följa eller avfölja människor som du vill utan att det är en stor deal för de flesta. I mentions/interactions ser man vilka som följer en och många har som (trevlig) vana att personligt hälsa nya följare välkomna.

Följas

Bara för att du väljer att följa någon så kommer de med automatik inte att följa dig. Det fungerar alltså inte som på Facebook eller LinkedIn där kontakten direkt är tvåvägs. Du kan se att många kändisar på twitter har många följare men själva följer få personer. För att bli följd behöver du berätta att du finns, skriv tweets till dem du tycker säger intressanta saker och dela med dig av dina bloggposter eller artiklar du hittat – gärna med en personlig kommentar. Människor kan läsa vad du twittrar utan att följa dig, genom att de googlar på olika ämnen eller ord du haft med i dina tweets, att de letar efter hashtags du använt eller att du finns med på listor som någon skapat.

Twittra tweets

En tweet får vara max 140 tecken lång. Du kan klistra in länkar till texter eller bilder och skriva något. Om du vill säga något riktat till en speciell person gör du en mention och skriver @användarnamn i din tweet, du kan ha flera användare i din tweet. Alla de du nämnt kommer då att se tweeten du skickat bland sina interactions/mentions på twitter.com eller i mobilen. Blir dina länkar för långa och inte automatiskt kortas kan du använda någon av alla tjänster som finns för att korta länkar, till exempel http://tinyurl.se/ eller http://korta.nu/.

RT, Retweets

Om du tycker att någon du följer sagt något bra, skicka vidare det till dem som följer dig genom att göra en retweet. Klicka på knappen för Retweet vid den tweet du vill skicka vidare i din app eller på datorskärmen. De flesta tackar om någon skickar vidare deras tweets, det visar ju att personen som skickar vidare tycker att man skrivit något bra, intressant eller något värt att läsa/reagera på.

Svara på tweets

Du svarar enklast på ett tweet genom att klicka på reply. På så sätt kan du och den du pratar med eller andra som följer er också följa konversationen och se den sammanhängande genom att klicka på in reply to i slutet av tweeten.

Direktmeddelanden, DM

Om du vill skicka en tweet som bara en person kan se så kan du skicka ett direktmeddelande (Direct Message, DM). Du kan bara skicka direktmeddelanden till personer som följer dig och de kan bara svara om du följer dem.

# Hashtag – kan samla tweets inom ämnen

En sak som kan underlätta för att följa tweets och diskussioner om ett visst ämne är en hashtag #. Skriver du en tweet om ett intranät kan du tagga den med #intranet för att andra ska hitta den och är du på ett event som Webcoast kan du använda taggen #webcoast för att dina tweet ska vara synliga för alla som valt att följa eller söker på tweets med den taggen. Att följa hashtags kan alltså vara ett alternativ till att följa personer och organisationer. Du kan söka på hashtags på twitter.com och i de flesta klienter för twitter (till exempel Tweetdeck, HootSuite, Echofon, TweetCaster).

Listor, ytterligare ett sätt läsa tweets

Du kan skapa listor av twitterkonton som ytterligare ett alternativ till att följa dem. Kanske vill du göra en lista med alla lärare som finns på twitter eller alla som kommer att vara med vid ett specifikt event. Skapa listan på twitter.com och välj att lägga till användare på respektive persons twitterprofil. När du öppnar listan ser du ett flöde av tweets från alla de som är tillagda på listan, oavsett om du följer dem. En lista kan vara privat eller publik så att andra personer kan välja att följa listan.

Sätt igång

1. Skapa ett konto på twitter.com

2. Välj ett användarnamn som du känner dig bekväm med, kanske samma som du haft online i alla tider, något som representerar dig eller ditt företag eller ditt riktiga namn om det är ledigt. Tänk på att ju längre användarnamn du har desto färre tecken kan människor skriva till dig när de vill göra en mention och desto fler tecken blir din tweet när den retweetas.

3. Skriv en bio som beskriver dig. Din bio ska vara kort och behöver på få tecken skapa förståelse kring vem du är, skapa intresse att följa dig eller ge ett hum om vad du twittrar om.

4. Välj en profilbild som funkar i litet format. En del gillar att ha foto andra en ikon osv. Du kan enkelt byta profilbild om du ångrar dig men tänk att efter ett tag är det ofta en bild som sätter sig – den blir som ett varumärkes (dig själv) logotyp.

5. Hitta folk att följa och skriv din första tweet.

7 steg till en kommunikationsplan

Alla som leder ett projekt, en process, en verksamhet eller en viss fråga kan ha behov av en kommunikationsplan. Den hjälper dig att hålla koll på vad du vill och ska säga till vem. 

Bäst är att ha någon att diskutera dina svar på de kommande frågorna med för att  du ska tvingas att tänka till en gång extra. Någon som säger varför och hur menar du är alltid bra.

7 steg

  1. Vad är problemet du vill eller ska lösa?
    Handlar det om att berätta något nytt, att se till att något införlivas i organisationen, att få människor engagerade i en viss fråga eller ett ämne?
    Gör en kort nulägesanalys och beskrivning av bakgrunden.
  2. Vad har du för syfte och mål?
    Tänk igenom varför du behöver kommunicera och vad du vill uppnå med det du kommunicerar. Är det bättre förståelse av något, en beteendeförändring? Ett bra mål är mätbart och beskriver tydligt vad du vill uppnå. Inte bara ökad kännedom om X utan till exempel 80 % ska svara att de känner till X vid medarbetarenkäten eller inom tre månader ska X nämnts 10 gånger i kommentarerna på intranätet. Varje projekt har givetvis sina egna förutsättningar och det är bättre att ha ett mål med projektet än inget alls men allra bäst blir det om de är konkreta 🙂
  3. Vem är målgruppen? 
    Fundera kring målgrupper, vilka är deras behov och vad har de för kunskaper, önskemål och intressen. Vad vill du att de ska känna, tänka, veta eller göra? Din målgrupp kanske kan vara alla men den blir ospetsig. Dela gärna upp den i fler, ibland passar det med ålder, ibland geografi och ibland förkunskap så som: de som redan vet lite, de som kan allt men inte agerar efter det.
  4. Vilka är dina viktigaste budskap?
    Välj runt tre saker som budbärare för det du vill säga, är de budskapen du tagit fram relevanta för målgruppen du tänkt ut? Du måste ha målgruppen i centrum när du formar budskapen för det är den som ska tycka att det är användbart, intressant och lätt att förstå. Om kommunikationen känns relevant för en person tar han eller hon den till sig, om den är skapad för att passa alla kan den kännas svårare att omfamna.
  5. Bestäm vilka kanaler du ska använda
    Var brukar din målgrupp söka information, på intranätet, i personliga möten, på utbildningar eller i tidning av något slag? En blandning av kanaler är ofta bäst för att nå så många som möjligt. Aktiviteter som du planerar som workshop eller föreläsning kan vara en kanal och en del av din kommunikationsplan. Här kan det också passa att fundera kring vem som bäst sprider buskapet, det kanske inte är du som ska håla utbildningen utan någon målgruppen har större förtroende för och avsändaren på nyhetsbrevet kanske ska vara hösta chefen…
  6. När ska det kommuniceras?
    Tänk igenom när dina kommunikationsinsatser kan ha störst effekt för dina målgrupper. Om de jobbar med löneutbetalning kanske månadsskiftet är en dålig tidpunkt men den kan passa utmärkt för en annan målgrupp. Ta reda på när din målgrupp använder kanalerna du tänkt använda.
  7. Kan du mäta om du lyckats?
    Något som vi ofta missar är att mäta resultat. Ofta är vi vidare på nästa projekt och missar att ta tid att gå igenom det föregående och ta med oss kunskaperna vidare. Planera redan från start in hur och vad du vill mäta. Du vet vad du vill uppnå så nu är det bara att klura ut ett sätt att se om det skett. Använder man t.ex. blanketten för resebokning i högre utsträckning än tidigare eller har andelen medarbetare som säger sig veta om aktuella projekt ökat till en viss nivå?

Förändringskommunikation

Just nu funderar jag mycket kring kommunikation i förändringsprojekt på ett företag. Hur man kan skapa engagemang, säkerthet och förtroende för pågående arbete genom att använda sig strukturerat av kommunikation.

När man står inför stora projekt- eller processarbeten som kommer att påverka allas sätt att arbeta och kanske också organisationen. Eller att utgången av arbetet är okänt. Men bara för att vi inte vet vad resultatet ska bli så betyder det inte att vi kan strunta i att kommunicera.

Målformulering

Är det meningen att vi ska bli lönsammare behöver det konkreta målet sättas på pränt och det är inte: Öka lönsamheten. Öka lönsamheten är resultatet av arbetet men målen kan vara: vi ska dubbla vinsten, vi ska sänka våra kostnader med 30 % etc. Det är viktigt att målen är konkreta och greppbara och att man kan mäta sig mot dem för att veta om man lyckats.

Bjud in kommunikatören

Redan i denna fas eller tidigare bör man bjuda med kommunikatörer eller informatörer på företaget. De är vana att göra PR-planer, sätta budskap och fundera kring kanalval och liknande. De kan hjälpa dig en stor bit på vägen att nå dit du vill med ditt förändringsarbete. Genom att ha tydliga budskap och förmedla dem till rätt målgrupper så kommer du öka chansen att förändringsarbetet uppnår dina mål.

Berätta bakgrunden

Var tydlig med anledningen till en förändring, är den ett måste (ändrade lagkrav) eller är det så att företaget gjort ett val. Det är viktigt att tänka igenom hur och vad er förändring egentligen är för att presentera den rätt, som ett hot som ska pareras eller en möjlighet att få en positiv utveckling.

Förändring är nödvändigt

För att ett företag ska hänga med krävs att man förändras och vågar vara ett ställe där man kan tänka nytt för att hitta på nya lösningar. Därför krävs att företaget i tider av business as usual också kommunicerar kring idéer, förändring och nya möjligheter.

Kommunikation för engagemang

Dialog och interaktion är med teknik möjligt även utanför kafferummet. Det kan vara kommentarsfunktioner på nyheter på intranätet, forum för att diskutera förändringen, en blogg kring förändringen där alla kan kommentera och dela med sig. Fantasin sätter gränser.

  • De som berörs behöver förstå att förändring är nödvändig.
  • Arbeta tidigt kommunikativt med ledare/chefer och nyckelpersoner, det är de som i sin tur sprider vidare till fler medarbetare.
  •  De som berörs bör vara delaktiga i förändringsarbetet.
  • Visionen (hur allt blir när genomfört) är en röd tråd i kommunikationen.
  • Skapa förtroende för beslut och budskap genom att prata om dem, hur de kom till och om/hur man kan påverka dem.

Ditt personliga varumärke workshop

Ditt personliga varumärke, Webcoast
@glimra 10-10.40 20 mars 2011

Kanske har du koll på ditt mål men inte hur du når dit, eller har du koll på vem du är men inte vart du siktar. @glimra inleder med tanken att det är lättare att nå målet om man tittar på kartan innan man börjar springa.

Personlig utveckling är inte helt fel att lägga tid på då och då. För att se om du är på rätt plats eller bara hitta de rätta orden som beskriver dig. Vi får tips om bok av Malin Sjöman med följande punkter att fundera kring.
1. Vad är jag bra på
2. Fördelar och nyttor jag bidrar med
3. Vad väcker jag för känslor ( vill väcka)
4. Vad tror jag på
5. Hur är jag som person, unika drag

Nu är det dags för oss att jobba. Vi får uppgifter som delas ut en efter en. Jag tänker att du kan göra detta själv hemma men då hoppa över det som handlar om att berätta för grannen eller liknande. Läs och jobba igenom punkterna innan det är dags för CV, projektstarter, intervju eller som rutin för att liksom ha lite koll på dig själv 😉

Uppgift 1
Varför har du kommit hit idag (gått upp, ut etc)
Uppgift 2
Berätta för grannen
Uppgift 3
Hur tror du att din omgivning uppfattar dig?
Uppgift 4
Hur skulle du vilja uppfattas?
Uppgift 5
Skriv ner 3 ord om grannen & berätta
Uppgift 6
När är du glad och känner livsenergi?
Uppgift 7
När känner du dig lugn & tillfreds?
Uppgift 8
Vad har du gillat att jobba med (& varför)
Uppgift 9
Vilka framgångar har du uppnått i livet?
Uppgift 10
Om du var läkare, vilket skulle vara din styrka?
Uppgift 11
Om du var polis vilket skulle vara din styrka?
Uppgift 12
Om du var VD för Sony Ericsson, vilket skulle vara din styrka?
Uppgift 13
Vad driver dig?
Uppgift 14
Vad vill du bidra med
Uppgift 15
Vilket är ditt drömjobb och varför? Delar det ska innehålla, titel…
Uppgift 16
Skriv profiltext för dig. En snärtig att ha i CV eller bio. Typ: ”Engagerad och erfaren kommunikatör som brinner för att få andra att förstå.” eller ”Noggrann och generös php-utvecklare med fokus på slutanvändaren.”

Läxa:
Maila, smsa, be folk på Facebook om att ge dig 3-4 ord som beskriver dig. ”Skulle du kunna ge mig 4 ord som säger något om mig, jag arbetar på mitt CV.”