Krisplan,krisledningsplan – så gjorde vi

När jag började på mitt nuvarande jobb hade man ett fokus på arbete med trygghet och säkerhet och ville få till en krisledningsplan men hade inte kommit till skott. Tur att de hyrde in mig för det där hade jag idéer och erfarenheter kring.

Välj en liten grupp med mandat

Jag samlade en grupp på fyra personer som representerade olika funktioner med rätt mandat och ansvar att ta fram planen, i vårt fall: Personalchef, Kommunikationschef, Ekonomi/IT-chef samt en Fastighetschef.

Res iväg och arbeta

Vi bokade in oss 24 timmar på annan ort, lunch till lunch. Att komma bort från det vardagliga hjälper för att koncentrera sig och att att sätta mål att ha en plan för verkställande ledning att ta ställning till  inom 24 timmar är en bra sporre att få jobbet gjort.

I vårt fall var det de fyra som var med som sen utsågs till krisledningsgrupp så att de fått 24 timmar att umgås var bara bra.

Upplägg 24 timmar

1. Vad är en kris: Vi började första passet med att tala kring kriser, vad som definierar en kris hos oss och andra och hur de kriser som drabbat företaget hanterats. Dessutom om vi kunde komma på några kriser som hanterats bra på andra företag. Det gav en lista och ett samförstånd i vad planen syftar till.

2. Vilka ansvar finns? När vi väl definierat en kris var det lättare att hypotetiskt diskutera vilka funktioner som blir involverade och hur de blir det i händelse av kris. Här försökte vi i möjligaste mån prata funktion snarare än person. Det vill säga ”Vilket ansvar har kommunikationschefen och inte vad ska Margaretha göra?”. Att prata igenom de roller som behövs och vilka ansvar de har är viktigt. detta ska skrivas ner och i den mån rollen följer en viss funktion så ska hen som innehar densamma få veta vad som förväntas.

3. Summera och strukturera. Det stora arbetet är diskussionerna som leder till att alla i gruppen samstämmigt ser det man kommit fram till och kan föra det vidare. Efter det är det bara att strukturera det man kommit fram till.

4. Sätt datum för nästa träff. Vi bestämde om revidering av planen två gånger per år. Hittills har vi inte på två år reviderat något men vi har setts och fått den repeterad, viktigt!

Innehållsförteckning vår krisledningsplan:

1. Vad är en kris
2. Krisledningsplanen
   2.1 Mål för vår krishantering
   2.2 Revidering av planen (sker 2 ggr per år)
   2.3 Aktivering (hur aktiveras krisledningen)
3. Tecken på kris
4. Vår krisorganisation
5. Krisledningsgrupp, bemanning
   5.1 Krisledningsgrupp, uppgifter
6. Operativ grupp, bemanning
   6.1 Operativ grupp, uppgifter
7. Avslut