Krisorganisation med samma ansvar som i vardagen

Jag har i ett tidigare inlägg skrivit om hur vi arbetade när vi tog fram vår krisplan (krishanteringplan).

Organisationen för säkerhet hanteras kort i den planen. Vi har valt att arbeta så att den som har ett visst ansvarsområde också har ansvaret för att se över de risker och säkerhetsarbete som kan göras inom ramen för det området.

samma ansvar som i vardagen

Eftersom  var och en ofta är ansvarig för sin del av verksamhetsplaneringen och budget samt prognos för densamma känns det naturligt att riskhantering och prioritering av åtgärder ska hanteras av samma person.

Till exempel så har energistrategerna ansvar för risker med varmvatten till fastigheterna, miljöchefen ansvarar för att se över möjliga risker gällande allt som rör miljö: inomhusluft, byggen på förorenad mark, legionella och så vidare. Detta gör att alla tar ett ansvar i vardagen inom de områden där de är experter.

återkommande träffar ger fokus

Som de flesta vet kan det vara svårt att i vardagen fundera kring saker som skulle kunna hända och ta höjd för att göra de där prioriteringarna och inventeringarna som man vet att man borde.

För att underlätta detta arbete och hålla krisledningen informerad om riskområden så ses vi i en stor grupp med alla riskområdesansvariga en gång per år. Inför denna träff avsätter krisledningsgruppen knappt en dag för att träffa alla riskområdesansvariga en och en.

Mall för identifierade risker och åtgärder

Till den stora träffen som är en halv förmiddag har man förberett sig genom att se över de risker man identifierat och klassificerat samt läst igenom alla andras material. I år blir första gången, av hittills tre träffar, som vi försöker få alla att använda samma mall och tankesätt kring riskerna de ser inom sitt ansvar. Det ska bli spännande att se hur det faller ut och om vi kan hjälpa varandra att se nya saker samt göra prioriteringar på mer övergripande nivå gällande vissa risker.

Krisplan,krisledningsplan – så gjorde vi

När jag började på mitt nuvarande jobb hade man ett fokus på arbete med trygghet och säkerhet och ville få till en krisledningsplan men hade inte kommit till skott. Tur att de hyrde in mig för det där hade jag idéer och erfarenheter kring.

Välj en liten grupp med mandat

Jag samlade en grupp på fyra personer som representerade olika funktioner med rätt mandat och ansvar att ta fram planen, i vårt fall: Personalchef, Kommunikationschef, Ekonomi/IT-chef samt en Fastighetschef.

Res iväg och arbeta

Vi bokade in oss 24 timmar på annan ort, lunch till lunch. Att komma bort från det vardagliga hjälper för att koncentrera sig och att att sätta mål att ha en plan för verkställande ledning att ta ställning till  inom 24 timmar är en bra sporre att få jobbet gjort.

I vårt fall var det de fyra som var med som sen utsågs till krisledningsgrupp så att de fått 24 timmar att umgås var bara bra.

Upplägg 24 timmar

1. Vad är en kris: Vi började första passet med att tala kring kriser, vad som definierar en kris hos oss och andra och hur de kriser som drabbat företaget hanterats. Dessutom om vi kunde komma på några kriser som hanterats bra på andra företag. Det gav en lista och ett samförstånd i vad planen syftar till.

2. Vilka ansvar finns? När vi väl definierat en kris var det lättare att hypotetiskt diskutera vilka funktioner som blir involverade och hur de blir det i händelse av kris. Här försökte vi i möjligaste mån prata funktion snarare än person. Det vill säga ”Vilket ansvar har kommunikationschefen och inte vad ska Margaretha göra?”. Att prata igenom de roller som behövs och vilka ansvar de har är viktigt. detta ska skrivas ner och i den mån rollen följer en viss funktion så ska hen som innehar densamma få veta vad som förväntas.

3. Summera och strukturera. Det stora arbetet är diskussionerna som leder till att alla i gruppen samstämmigt ser det man kommit fram till och kan föra det vidare. Efter det är det bara att strukturera det man kommit fram till.

4. Sätt datum för nästa träff. Vi bestämde om revidering av planen två gånger per år. Hittills har vi inte på två år reviderat något men vi har setts och fått den repeterad, viktigt!

Innehållsförteckning vår krisledningsplan:

1. Vad är en kris
2. Krisledningsplanen
   2.1 Mål för vår krishantering
   2.2 Revidering av planen (sker 2 ggr per år)
   2.3 Aktivering (hur aktiveras krisledningen)
3. Tecken på kris
4. Vår krisorganisation
5. Krisledningsgrupp, bemanning
   5.1 Krisledningsgrupp, uppgifter
6. Operativ grupp, bemanning
   6.1 Operativ grupp, uppgifter
7. Avslut