Jag kommer efter nyår att befinna mig i ett nytt sammanhang organisatoriskt på jobbet. Samma chef men det tillkommer fler funktioner till vår grupp kommunikation /marknad.
Våra titlar och ansvarsområden:
- Kommunikationschef (chef för alla i gruppen fokus PR och extern kommunikation)
- Marknadskoordinator (produktion och planering av marknadsföring, trycksaker mm)
- Infomaster (kommunikation i digitala kanaler, informationsproduktion)
- Chef uthyrning (chef för 7 personal/uthyrare som ansvarar för allt från publicering av lediga lägenheter via visning till kontraktstecknande)
- Chef Kundtjänst (chef för 7 personal som ansvarar för växel, reception huvudkontoret, öppen bobutik för information)
Eftersom vi behöver lära känna varandra och få pejl på varandras områden, något som kan leda till effektivisering av vårt arbete, så finns förslag om att ha stående mötestid bokad. När vi pratade om detta jag och min chef började jag direkt tänka på om det finns någon metod för att hålla dessa möten så att de blir givande för alla 5.
Efter en fråga på twitter så svarade Johan Lange med både tweets och bloggpost
Önskemål gällande möten
Att det ska vara detaljer när de är relevanta men handla om att ge varandra sammanhang och förståelse, inspirera varandra och möjliggöra bättre leveranser av våra delansvar eftersom vi arbetar tillsammans.
Före mötet
Något som jag fått tips om att läsa mer om är OARR – Objective, Agenda, Rules and Roles (Mål, Agenda, Regler och Roller).
Varje möte behöver ett mål, en agenda, en uppsättning roller och mötesregler. Det kan vara:
- Mål – att ha en översiktlig årsplanering på plats
- Agenda – godkänna OARR, laget runt med viktiga datum, summera
- Roller – deltagarnas uppgifter som t.ex. mötesledare, dokumenterare
- Regler – inga mobiltelefoner, låt alla tala till punkt, sluta på utsatt tid
Vi behöver ha klart för oss vad mötet syftar till, är det något som ska beslutas, läras in eller ut eller planeras. Först när vi vet var vi ska kan vi fokusera på att nå dit. Materialet för att förbereda oss ska vara visuellt och grafiskt så att det snabbt kopplar samman oss kring kärnkoncepten.
Under mötet
Möten ska ses som värdefulla och lite magiska, det är en grupp människor med variation i intresse, kunskaper och erfarenheter som samlas och delar sin värdefulla uppmärksamhet på något. Att tänka tillsammans och arbeta kollaborativt är mötets underliggande mål. Synliggör mötet genom att skriva på whiteboard, post-its eller liknande. Genom visualisering av helheten kan vi fokusera mer på analys, beslut och kreativitet.
Efter mötet
Mötet är inte helt slut förran alla har en bild av vad som uppnåtts. Om ni har skrivit på en tavla eller liknande, ta ett foto och mejla alla deltagare.
Fler bloggposter kommer
ninaboelbloggen 
comments